Практически каждая московская стоматологическая клиника использует компьютерные программы. В работе достаточно сложно обойтись без программ бухгалтерского учета, а также специального компьютерного обеспечения для управления радиовизиографом. Однако последние несколько лет владельцам клиник и стоматологических кабинетов достаточно активно предлагаются более серьезные и специфические программы – системы управления стоматологическим бизнесом. Практически каждый производитель таких систем стремится заявить о том, что именно его программа уже давно является лидером продаж, и именно она наиболее полно учитывает особенности вашей клиники. Несмотря на это, большинство клиник вообще не рассматривают вопрос о приобретении программ, полагая, что они и так неплохо справляются со своими обязанностями, либо уже имели опыт работы с производителями программного обеспечения, но их постигло глубокое разочарование. В этой статье мы расскажем вам, как сделать автоматизированную систему управления эффективным помощником в бизнесе, а также какая ситуация со специализированным программным обеспечением сложилась на данный момент на стоматологическом рынке г. Москвы.

 

Нужна ли в моей клинике такая система?

Именно над этим вопросом следует серьезно задуматься вначале. Если этого не сделать и поддаться на красивые слова продавца, веяния моды и другие субъективные факторы, вы очень сильно рискуете пополнить ряды менеджеров, для которых внедрение системы управления стало очередной головной болью, но никак не решением проблем.

Представляется достаточно очевидным, что такие программы нужны, прежде всего, крупным (более 4-х стоматологических установок) клиникам по ряду причин.

Во-первых, с ростом производственных мощностей возрастает количество персонала (причем не только врачебного), и здесь программа может помочь наладить взаимодействие между сотрудниками и существенно ускорить многие процессы, а также эффективно решать проблемы учета и контроля.

Во-вторых, для достижения полной загрузки такой клиники в сложившихся условиях необходимо привлекать пациентов от страховых компаний и предприятий, что при большом количестве прикрепленного контингента неизбежно влечет за собой достаточно сложный документооборот между клиникой и страховщиком.

В-третьих, при большом потоке пациентов на регистратуру клиники выпадает достаточно сильная нагрузка, и необходимо сводить к минимуму временные затраты на назначение пациентов и расчет с ними, а также риски возможных ошибок.

В силу вышеперечисленных причин, все крупные стоматологические клиники давно решают задачи автоматизации собственной деятельности.

Для наиболее распространенных сегодня клиник (с количеством установок от 3-х до 5-ти), автоматизированные системы управления могут решить все те же проблемы, что и для крупных, а также повысить эффективность работы по следующим направлениям: ведение базы данных пациентов, расчет и начисление заработной платы, учет и списание расходных материалов, оценка эффективности работы клиники. При внедрении систем управления во многих клиниках часто наблюдается следующий эффект: происходит рост оборота без проведения каких-либо административных преобразований. Это происходит по очень простым причинам. Во-первых, в условиях «полной прозрачности учета» каждому работнику достаточно сложно злоупотреблять служебным положением, во-вторых, когда сотрудники начинают понимать, что их деятельность оценивается в зависимости от реальных результатов и совершенно беспристрастно, у них возникает естественное желание работать и выглядеть в глазах руководства лучше.

Одним из аргументов продавцов компьютерных систем является «повышение престижа клиники». Доля истины в этом есть, но при принятии решения об установке системы данный аргумент ни в коем случае не может являться решающим, так как плата за престиж может оказаться достаточно высокой. Если вы действительно хотите автоматизировать деятельность клиники, вам необходимо сделать выбор:

 

Покупать готовую программу или создать собственную систему с нуля?

Оба варианта имеют свои плюсы и минусы.

Если вы приглашаете программистов для создания собственной программы, то имеется возможность ставить им задачи исходя из требований собственного бизнеса, автоматизировать не все участки работы, а лишь те, которые вы считаете приоритетными. Однако вам придется запастись терпением и деньгами, ведь данный программный продукт может быть создан в лучшем случае за 6 месяцев, но потом, скорее всего, потребуется его значительная доработка.

Можно пойти по другому пути и купить готовую программу. Этот вариант обладает следующими преимуществами:

1. Вы всегда имеете возможность детально изучить продукт еще до его приобретения, тогда как в случае создания собственной программы никогда нельзя предусмотреть все трудности, с которыми придется столкнуться в работе, и нельзя сразу увидеть конечный результат.
2. Если данная программа уже установлена во многих клиниках, значит, она уже содержит многие серьезные решения, которые при написании первичного технического задания предусмотреть достаточно сложно, и вы фактически покупаете именно их.
3. Происходит значительная экономия не только времени, но и денежных средств, так как нынешняя рыночная стоимость таких программ колеблется от 350 до 2500 долларов США (в зависимости от решаемых задач), в то время как месячная зарплата обычного (достаточно квалифицированного) программиста составит не менее 400 долларов, а специалисту высокого класса, имеющему серьезный опыт в разработке таких систем, придется платить не менее 1000 долларов в месяц. Мы не рекомендуем пользоваться услугами тех, кто за 500-600 долларов и со сроком реализации 2-3 месяца обещает создать уникальную систему управления клиникой.
4. Покупая готовую программу у компании-производителя, вы гораздо меньше рискуете стать ее «заложником». Поясним это на примере. Вам создали программу, вы вполне ею удовлетворены, но спустя некоторое время условия изменились, и какие-то проблемы уже не решаются. Программу нужно дорабатывать, и нужно снова приглашать программистов, причем желательно ее создателей, так как другим сначала потребуется время, чтобы во всем разобраться. Но, во-первых, вы не знаете, смогут ли программисты в настоящий момент уделить вам время, а, во-вторых, опять предстоят серьезные расходы и время на доработку. Серьезная компания-разработчик таких систем просто обязана предоставить вам техническую поддержку, а на доработки программы потребуется немного времени и несколько десятков долларов. Может получиться и так, что написанная по вашему заказу программа вообще не сможет решать не предусмотренные (или просто не значимые) ранее задачи и станет просто бесполезной.

В качестве примера можно рассмотреть банковский сектор, где в силу его специфики без автоматизированных систем управления обойтись просто невозможно.

После известных событий 1991 г. в стране появилось много коммерческих банков, и достаточно остро встал вопрос об автоматизации их деятельности. В первое время было модно привлекать программистов и создавать собственные системы. Однако данная отрасль развивалась довольно быстро, появлялись новые продукты, государство вводило новые законы, и поэтому все «эксклюзивные» системы быстро устаревали, доставляя большие неудобства (в том числе в виде прямых убытков) их владельцам. В то же время появилось несколько крупных компаний разработчиков, которые смогли предложить банкирам надежные и вполне устраивающие их системы. Все эти факторы, а также предлагаемый производителями высокий уровень сервиса по технической поддержке систем привели к тому, что после 1995 г. на банковском рынке практически не осталось систем, созданных с нуля для одного банка.

Таким образом, выбор остается за вами, но если вы решили приобрести систему, нужно быть готовым к тому, что все они могут быть схожи или различны по нескольким основным параметрам.

 

Что нужно знать об автоматизированной системе управления до ее установки?

1. Никакая из систем не учитывает всех особенностей вашего бизнеса. Этому есть  простое объяснение - любая клиника уникальна и жизнь не стоит на месте. Считается, что систему стоит устанавливать, если она охватывает 80-90% бизнес процессов вашей клиники. Чтобы учесть остальные особенности, разработчик должен либо доработать программу, либо она должна обладать гибкой системой настроек. В настоящий момент на рынке предлагается несколько программ компьютерного учета, которые невозможно настроить в соответствии с пожеланиями клиента, поэтому при их покупке вам ничего не останется, как подстроить свой бизнес под систему (а не наоборот).
2. Каждая из программ обязательно поддерживается системой управления базами данных (СУБД). Программы, широко представленные на рынке, используют такие СУБД, как Oracle, Sybase, Interbase. Причем не все СУБД могут быть установлены бесплатно, что может повлечь за собой увеличение стоимости программы на 50-100%. Не будем касаться особенностей той или иной СУБД, но в качестве примера заметим, что Interbase 6.0 OpenSource устанавливается абсолютно бесплатно, а за Oracle или Sybase придется платить, причем за каждое рабочее место отдельно.
3. Стоимость действительно хорошей системы, автоматизирующей деятельность всей клиники, не может быть менее 1000-1500 долларов США. К сожалению, есть разработчики, которые ради продажи системы готовы опустить цену до небывало низкого уровня, что часто не может не радовать покупателя. Однако вы должны понимать, что покупая программу по низкой цене, вы скорее всего будете недовольны качеством продукта, уровнем технической поддержки и дальнейшим развитием системы.

 

Что нужно узнать у разработчика, чтобы не ошибиться в выборе программы?

Представим себе, что вы остановили свой выбор на одной из систем и считаете, что именно она решит многие задачи вашего бизнеса. Однако мы советуем потратить еще немного времени на переговорах с продавцом для того, чтобы выяснить следующие моменты:

1. Насколько точно программа способна моделировать реальные ситуации, встречающиеся в повседневной жизни? Попросите продавца показать, как происходит назначение пациента, как заносится информация о его лечении, формируется та или иная отчетность (причем нужная именно вам), как загружаются списки пациентов по ДМС и т.п. Причем, лучше всего засечь время и оценить сложность выполнения таких операций, ведь многие из них придется ежедневно делать персоналу вашей клиники. Выясните, как программа контролирует проблемные участки, например, фиксирует неявки пациентов, учитывает расход материалов и своевременную оплату за лечение. Помните, чем больше удовлетворительных ответов на заданные неудобные вопросы вы получите, тем больше шансов, что программа действительно станет эффективным инструментом в управлении клиникой.
2. На какую помощь можно рассчитывать при внедрении системы? Любую систему такого уровня недостаточно просто купить, ее необходимо успешно внедрить. Под внедрением следует понимать прежде всего точную настройку системы именно под задачи вашей клиники, обучение персонала, налаживание взаимодействий, оптимизацию документооборота, возможное перераспределение функций и решение сопутствующих прикладных задач. Поэтому стоит попросить продавца как можно более детально описать процесс внедрения, рассказать о том, как он осуществлялся в других клиниках, сколько времени будет выделено на внедрение программы в вашей клинике. Не стоит забывать, что непрофессиональное внедрение системы способно свести на нет все ее достоинства.
3. На какие доработки системы можно рассчитывать и за какой срок? Не страшно, если в целом устраивающая вас программа не может решить какие-то небольшие проблемы. Вполне возможно, это действительно очень специфические задачи и ранее разработчик не сталкивался с ними. Многие такие проблемы могут быть решены еще до подписания контракта, ведь это в интересах продавца. Однако есть действительно сложные задачи, как, например, создание многоязычной версии программы. В этом случае следует максимально точно определить сроки исполнения проекта и его стоимость. Главная задача разработчика, предоставляющего техническую поддержку – обеспечить гибкость программы к возможным изменениям рыночной ситуации и требованиям конкурентной среды.
4. Кто уже использует программу, и какое количество успешных внедрений было проведено? Просто необходимо выяснить у продавца список клиник, успешно использующих программу. При этом лучше всего посетить эти клиники и посмотреть программу в реальной работе. Кроме этого, не страшно, если вы поинтересуетесь у продавца, есть ли клиники, отказавшиеся от системы уже после работы с ней, и какие были на то основания. Еще раз повторимся, что для программы недостаточно быть лидером продаж, необходимо, чтобы она успешно внедрялась.
5. Кем и для кого была создана данная программа? Практически все существующие на рынке программы в свое время были специально написаны для 1-2 клиентов, а потом выросли до уровня настоящих систем управления клиникой. Поэтому история развития каждой программы может пролить свет на многое. Однако есть программы, которые пришли к нам из-за рубежа. Разработчики уверяют, что данные программы были успешно адаптированы к российским условиям. Мы советуем обязательно выяснять, что именно не подходило для России, и как это было устранено. Дело в том, что организация и особенности стоматологического бизнеса на Западе существенно отличаются от российских, и возможно, вы покупаете программу, вся доработка которой сводится к простому переводу на русский язык.
6. Какие консалтинговые компании или профессиональные ассоциации являются партнерами компании разработчика? Данный вопрос ни в коем случае не должен задевать профессиональной гордости разработчика, однако не следует забывать, что он является профессионалом в создании программного обеспечения, но никак не в стоматологии. Поэтому сотрудничество производителя систем со специализирующимися в стоматологии организациями существенно повышают качество программы и шансы на ее успешное внедрение. Поскольку консультанты имеют большой опыт сотрудничества со многими клиниками, причем по различным направлениям организации бизнеса, им не составит труда порекомендовать (причем бесплатно) оптимальный план внедрения системы. Кроме того, консультанты способны решить множество возникающих прикладных задач, как то, разработка прейскуранта, системы точного списания расходных материалов, внедрение программы оценки эффективности работы клиники и многое другое, что не только улучшает деятельность компании, но и существенно сокращает временные издержки на внедрение системы.

Если на все вышеперечисленные вопросы получены устраивающие вас ответы, вполне можно приступать к внедрению автоматизированной системы управления и повышать эффективность вашего бизнеса.

 

Краткий обзор основных автоматизированных систем управления в России

Прежде всего, следует сказать, что собственники и управляющие стоматологических клиник не сильно радуют разработчиков программного обеспечения. Как видно из Таблицы, в Москве автоматизировано всего 14% всех частных компаний (правда, с учетом кабинетов). С другой стороны, у рынка есть достаточно неплохой потенциал.

Сразу заметим, что мы не пытались как-либо проранжировать основные программы, потому что мы не всегда знаем, насколько успешно прошла установка той или иной системы, и в какой мере она решает поставленные перед ней задачи. Данные для Таблицы  были предоставлены нам представителями компаний-разработчиков. Сложности возникли лишь при определении точного количества успешно проведенных установок программы «DentalBase». Компания разработчик предоставила нам список из 15 московских клиник, где установлена программа, а один из дилеров предоставил список городов. При составлении Таблицы мы ориентировались исключительно на эти данные.

В заключении мы еще раз призываем вас при выборе той или иной системы опираться не на данные Таблицы, а лишь на те критерии, о которых было подробно рассказано в этой статье.

 

Таблица

 

Программа	Позиции программы на рынке г. Москвы		Другие города, в клиниках которых установлена система
	Количество частных клиник, в которых установлена программа	Пояснения
Инфодент	27	Не учитывались кабинетные версии программы	Брянск, Владикавказ, Воронеж, Киров, Кишинев, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Санкт-Петербург, Старый Оскол, Сургут, Тольятти, Уральск   +40 кабинетов по России
Dental 4 Windows	15	С учетом кабинетных версий программы	Алматы, Биробиджан, Братск, Казань, Калининград, Краснодар, Минск-4, Пермь, Полтава, Подпорожье, Южно-Сахалинск
32x	11	Установлена в клиниках крупной сети (7 клиник), каждая клиника считалась как самостоятельная	Программа установлена только в московских клиниках
Dental Base	15*	Также установлена в нескольких ведомственных поликлиниках.	Белгород, Иваново, Екатеринбург, Калининград, Нижневартовск, Нижний Новгород, Новосибирск, Ростов-на-Дону, Тольятти **
Polident	4	Без учета ведомственных поликлиник (Всего 3 по Москве)	Архангельск, Волгодонск, Казань, Калуга, Красноярск, Мурманск, Самара
Другие программы	5	Программы, купленные в готовом виде, но не получившие широкого распространения (1-2 успешных внедрения)
Собственная программа	18	Программы, созданные (или создаваемые) по заказу клиента

 

^* По данным компании разработчика;

^** По данным одного из дилеров.