Кальдин Константин

Управляющий партнер ООО «Кальдин Консалтинг»

Консультант по управлению медицинскими учреждениями
 

Дорогие друзья!

Я давно планировал написать статью об автоматизации. Оснований для этого достаточно – так или иначе мне приходится касаться этого вопроса 15 лет. Первую статью о том, как эффективно использовать автоматизированные системы в медицине я написал в далеком уже 2001 году. Тогда я писал большие статьи, старался по полочкам разложить бизнес-процессы, описывал результаты и трудности внедрения. Проблема автоматизации, точнее проблема возврата средств, вложенных в АСУ или МИС, актуальна и сегодня. На самом деле, по моим личным ощущениям, с 2001 года в этом вопросе мало что поменялось. Те же проблемы, те же ошибки. Поэтому я решил еще раз вернуться к вопросу автоматизации, только сейчас напишу просто и понятно. Главная цель статьи – помочь собственникам клиник извлечь из систем управления больше пользы для своего лечебного учреждения.

Цели внедрения

Как сказано в популярном фильме «О чем говорят мужчины», возникает вопрос: зачем? Строго говоря, автоматизация необходима нам для чтобы:

1. Обеспечить руководителя полной, объективной и своевременной информацией о деятельности ЛПУ для принятия управленческих решений;
2. Зафиксировать ход бизнес-процессов лечебного учреждения по нужным нам сценариям;
3. Экономить время на всех уровнях работы ЛПУ.

Как ни странно, других целей лично я не вижу. К сожалению, при продаже систем управления большой упор делается на автоматизации процесса ведения медицинской документации. На мой взгляд, это смещение акцентов. Ведь если мы говорим об автоматизации клиники, электронное ведение документации должно быть. Априори. И не обсуждаться.

Рассмотрим пункты 1-3 подробнее.

1. Для руководителя важны параметры работы клиники. Прежде всего показатели эффективности использования мощностей: загруженность и коэффициент использования (отношение рабочего времени врачей к общему числу кресло-часов). Далее важны показатели эффективности работы подразделений. Например, процент явки пациентов на прием от общего числа записанных. Другими словами, АСУ должна помогать руководителю искать точки роста.
2. Простой пример. Если мы считаем, что клинике необходимо работать с базой диспансерных больных (в стоматологии – профилактические осмотры, профессиональная гигиена полости рта с заданной периодичностью), то у нас должен быть сценарий работы, а АСУ должна быть частью этого сценария.
3. Вот здесь можно сказать про ведение медицинской документации. И важно, чтобы система не просто обеспечивала данную возможность, а экономила время врачей на ее ведение. И это касается любого процесса.

Подводя итог по данному пункту скажем, что цели внедрения должны быть такими, чтобы их достижение обеспечило клинике доказанный экономический эффект.

Уровни внедрения систем

Многие воспринимают внедрение информационной системы как автоматизацию процесса ведения медицинской документации. Мне кажется довольно поверхностным такой подход, ведь в результате мы можем получить лишь удобство в экспертизе, хорошо читаемую и заполненную по всем правилам карту (в идеале), а также статистику заболеваемости. Это, конечно, немало. Но это не основное. Ведь если клиника вела много лет карты в ручную, то от автоматизации не многое изменится. Поэтому внедрение электронной карты, это лишь 2-й уровень.

Первый, и самый ценный уровень – это автоматизация процесса учета клиентского потока (назначения, учет оказанных услуг, оплаты). Все это решается автоматизацией только лишь регистратуры при минимуме затрат. Хотя перечень получаемых клиникой «благ» довольно внушительный:

1. Возможность проводить анализ загруженности мощностей;
2. Анализировать производственную эффективность;
3. Минимизировать потери на уровне записи пациентов;
4. Управлять эффективностью администраторов;
5. Работать с дебиторской задолженностью;
6. Эффективно распределять первичный поток.

Кстати, все вышеперечисленное относится к направлению «поиск неинвестиционных точек роста». Следовательно, напрямую влияет на окупаемость IT-решения.

На третьем уровне внедрения находятся такие разделы как: интеграция с периферийными медицинскими устройствами (рентгеном, например), внедрение модулей «Склад», «Заработная плата» и прочие задачи.

Главные ошибки при внедрении АСУ в клинике

На самом деле, я бы отметил ровно 3 ключевых момента, которые способны сильно снизить качество внедрения АСУ:

1. Невнимание руководителя клиники к внедрению;
2. Отсутствие понимания оптимальности бизнес-процессов до начала внедрения;
3. Непонимание простого факта: внедрение, это не только обучение персонала.

По первому пункту все очевидно: внедрение системы необходимо прежде всего высшему руководству, ведь качество решений зависит от качества внедрения системы.

Отсутствие представления об оптимальности процессов также не приведет ни к чему хорошему, ведь АСУ должна помочь обеспечить процессы именно такими, как это необходимо руководству. Мне же приходилось видеть ситуации, когда клиники от внедрения ждали чуда – все должно оптимизироваться само собой. А получали тоже самое, только в автоматизированном виде. И за свои же деньги.

Пункт третий является продолжением второго: первичная задача автоматизации, это создание оптимальной модели клиники и управления ей. Тогда смыслом управления будет стремление к идеальной модели, а АСУ нам в этом поможет.

Что важно учитывать при обучении персонала работе с АСУ

Обучение персонала, одна из центральных задач внедрения. Ведь именно от качества их работы будет зависеть качество ввода информации, и, как следствие, качество отчетности. На первом этапе персоналу демонстрируется функционал системы с рамках должности. Бывают случаи, когда все этим и заканчивается. Так быть не должно, ведь дальше необходимо дать сотрудникам задачи для самостоятельного выполнения. А в конце процесса обучения (что делается совсем редко) – необходимо провести экзамен. Соблюдении этой простой последовательности сотрудники практически сразу начнут работать с АСУ с комфортом для себя и максимально качественно. К сожалению, я вынужден констатировать такой факт: чем более поверхностно обучен персонал, тем больше он вынужден задавать вопросов при реальной работе. Тем более востребованной и обоснованной становится такая услуга IT компаний, как «техническая поддержка». Я на против технической поддержки как таковой, но я всегда был против того, когда техническая поддержка превращается в вечно не заканчивающееся внедрение. Кто от этого выигрывает экономически, очевидно.

В этой небольшой статье я привел основные и самые главные тезисы, следование которым позволит сделать систему управления вашей клиникой действительно эффективным инструментом. Конечно, это не все нюансы внедрения. Но того что написано, гарантированно хватит, чтобы с помощью системы искать успешно точки роста. А этого вполне достаточно, чтобы окупить затраты на АСУ.

До новых встреч!